Política de Tratamiento de Datos Personales

1. INTRODUCCIÓN

Sugom Seguridad S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre la protección de datos personales en Colombia, adopta la presente política para regular el tratamiento de los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y terceros, en el ejercicio de sus actividades comerciales.

Esta política garantiza que la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales se realiza de acuerdo con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

2. DEFINICIONES

A continuación, se definen algunos de los términos utilizados en esta política, según lo establecido por la normatividad vigente:

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del responsable.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Nombre de la Empresa: Sugom Seguridad S.A.S.
• NIT: 900.153.281-4
• Domicilio: Calle 171 # 46 – 14, Villa del Prado, Bogotá D.C.
• Teléfono: (1) 626 1212
• Correo electrónico: info@sugom.com

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

Sugom Seguridad recolecta, almacena y utiliza datos personales para los siguientes fines:

• Gestión administrativa, comercial, y operativa de los servicios ofrecidos.
• Facturación y cumplimiento de obligaciones contractuales.
• Envío de comunicaciones relacionadas con los servicios de seguridad y vigilancia.
• Realización de estudios de seguridad, elaboración de informes y monitoreo de actividades.
• Cumplimiento de obligaciones legales y normativas.
• Gestión del talento humano.
• Atención de consultas, quejas y reclamos relacionados con la prestación de nuestros servicios.

5. DATOS SENSIBLES

Sugom Seguridad recolectará, tratará y almacenará datos sensibles únicamente con el consentimiento expreso del titular y para las finalidades estrictamente necesarias. Entre los datos sensibles que pueden ser objeto de tratamiento se incluyen:

• Información biométrica, como huellas dactilares o imágenes faciales, para garantizar el acceso seguro a instalaciones.
• Información de salud en casos donde sea necesaria para la prestación de nuestros servicios de vigilancia y protección.

El consentimiento del titular podrá obtenerse a través de los siguientes medios:

• Escrito: Formularios físicos o digitales en los que se solicite de manera explícita la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
• Verbal: Grabaciones de llamadas o videos en los que el titular manifieste su consentimiento.
• Electrónico: A través de plataformas digitales que permitan la aceptación expresa de las condiciones del tratamiento de datos sensibles.

En ningún caso Sugom Seguridad condicionará la prestación de un servicio a la entrega de datos sensibles, salvo que exista una justificación legal para ello.

6. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos personales de menores de edad estará permitido siempre que se realice respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales. Sugom Seguridad recolectará y tratará dichos datos únicamente en las siguientes situaciones:

• Para actividades relacionadas con la identificación de menores en áreas restringidas, bajo estrictas medidas de seguridad.
• Cuando sea necesario en el contexto de servicios prestados en instituciones educativas, eventos o actividades en las que el menor esté involucrado.

En todos los casos, se obtendrá la autorización de los representantes legales del menor y se garantizará la confidencialidad y seguridad de la información, cumpliendo con los principios establecidos por la legislación colombiana sobre la protección de menores.

7. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

Sugom Seguridad no realiza actualmente transferencias internacionales de datos. Sin embargo, en el caso de que en el futuro se requiera la transferencia de datos personales a otros países, esta se llevará a cabo bajo los siguientes parámetros:

• Se garantizará que el país receptor cuente con normas adecuadas para la protección de datos personales, según lo determine la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o las autoridades competentes.
• Se suscribirán acuerdos contractuales que aseguren que los datos personales sean tratados conforme a los estándares de protección de datos aplicables en Colombia.
• El titular será informado sobre la transferencia y se obtendrá su autorización previa, salvo que exista una excepción legal para no requerirla.

8. PLAZOS DE CONSERVACIÓN

Los datos personales recolectados por Sugom Seguridad serán conservados por el tiempo necesario para cumplir con los fines establecidos en esta política o hasta que el titular solicite su eliminación, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que exija su conservación. Específicamente:

• Los datos relacionados con clientes y contratos se conservarán durante la vigencia del contrato y por un período de 10 años adicionales, conforme a las exigencias legales en materia contable y tributaria.
• Los datos de seguridad, como imágenes y registros de video, serán conservados por un plazo de 6 meses, salvo que por razones legales o de seguridad se requiera una conservación mayor.
• Los datos sensibles serán eliminados tan pronto como dejen de ser necesarios para la finalidad específica para la cual fueron recolectados.

En todos los casos, Sugom Seguridad implementará medidas de seguridad que garanticen la protección de los datos almacenados.

9. CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares de los datos personales tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento.

Para ejercer estos derechos, el titular podrá presentar consultas o reclamos a Sugom Seguridad a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico: info@sugom.com
• Teléfono: (1) 626 1212
• Dirección física: Calle 171 # 46 – 14, Villa del Prado, Bogotá D.C.

Procedimiento:

1. Consultas: Los titulares podrán solicitar información sobre sus datos personales. Sugom Seguridad atenderá las consultas en un plazo máximo de 10 días hábiles.
2. Reclamos: Si los datos requieren corrección, actualización o eliminación, el titular podrá presentar un reclamo que será resuelto en un plazo de 15 días hábiles. Si no es posible resolverlo en dicho plazo, se informará al titular sobre las razones de la demora.
3. Solicitud de Eliminación de Datos: Si el titular desea que sus datos sean eliminados de nuestras bases de datos, deberá realizar la solicitud de manera formal, y Sugom Seguridad procederá a la eliminación en los casos en que no exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.