El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de SUGOM SEGURIDAD LTDA, en cumplimiento a lo consagrado en el Artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, y en virtud de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales se garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
RESPONSABLE SUGOM SEGURIDAD LTDA es una persona jurídica de derecho privado, empresa legalmente constituida por profesionales con una amplia trayectoria y experiencia en el mercado de la seguridad a nivel residencial, comercial, bancario e industrial., domiciliada en Bogotá, con NIT 900.153.281-4, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección Domicilio: Calle 171#46-14 Barrio. Villa Prado, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: 6261212 Ext.1001 Página Web: www.sugom.com Correo Electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Es la notificación realizada por el responsable en los casos en los que no sea posible poner a disposición del titular las políticas de tratamiento de la información, en la cual el responsable le informa al titular sobre el tratamiento de sus datos personales, comunicándole acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, el cómo podrá acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
• Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
CONTENIDO DE LA BASE DE DATOS En las bases de datos de la empresa SUGOM SEGURIDAD LTDA., se almacena información general como nombre completo, tipo de identificación y número y datos de contacto como dirección física, teléfono fijo, número celular y correo electrónico. En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la empresa SUGOM SEGURIDAD LTDA., puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.
En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
Los datos personales de los Titulares serán incluidos, procesados, almacenados, recolectados, intercambiados, actualizados, reproducidos, corrección, uso, organización, circulación o supresión, entre otras, todo lo anterior en cumplimiento de las finalidades y los objetivos establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. La información referenciada, podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, clientes, contratistas, empleados, afiliados, subsidiarias o vinculadas, única y exclusivamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. También podrá ser transmitida o transferida a los titulares, sus causahabientes y representantes legales.
En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad y privacidad de la información autorizada para tratar. SUGOM SEGURIDAD LTDA., no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de Edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación. En todo caso, SUGOM SEGURIDAD LTDA., recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
FINALIDAD La información que reposa en las bases de datos de SUGOM SEGURIDAD LTDA., tiene como finalidad permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, y permitir el adecuado cumplimiento de los deberes que la ley le impone, principalmente en materia contable, fiscal, administrativa, operativa, societaria, formativa, laboral, contractual, comercial y de mercadeo, etc. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. SUGOM SEGURIDAD LTDA., suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad y el propósito para el cual fueron recaudados. En lo relativo a la grabación de vídeos y toma fotográfica, imágenes estas son con fines exclusivamente de seguridad, educativos y/o publicitarios.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
SUGOM SEGURIDAD LTDA., recolectará la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Lo anterior a todo proveedor, cliente, socio, empleado o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida para cada caso, y en cumplimiento de las normas que regulan la materia, pero, principalmente, buscando la protección y la garantía del derecho constitucional al Habeas Data.
LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR NO SERÁ NECESARIA CUANDO SE TRATE DE:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública
c. Casos de urgencia médica o sanitaria
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas DERECHOS DE LOS TITULARES De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado por la empresa o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la empresa o el encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO La empresa deberá:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES La empresa actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, SUGOM SEGURIDAD LTDA., se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De otro lado, cuando SUGOM SEGURIDAD LTDA., decida realizar transmisión internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a: De forma presencial en las instalaciones administrativas de SUGOM SEGURIDAD LTDA en su Domicilio: Calle 171 # 46-14 Barrio Villa del Prado, Bogotá D.C., Colombia. Correo Electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. Página Web: www.sugom.com Teléfono: 6261212
PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la empresa, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS Los reclamos deberán ser formulados por escrito físico o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
identificación del Titular
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
dirección del titular
documentación que se quiera presentar como prueba
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS La Políticas de Tratamiento de Información Personal de la empresa estarán vigentes a partir del día veintisiete (27) de febrero del año 2021. La empresa se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por la empresa se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la empresa o una obligación contenida en un contrato entre la empresa y Titular. MARIA LUDY RUBIO Gerente Sugom Seguridad Ltda.